生成AI、使っていますか？
「もっと時間に余裕があれば、新しい事業のアイデアを考えられるのに…。」
「人手は足りないが、すぐに新しい人を雇う余裕はない…。」
日々、会社の未来を考え、資金繰りに奔走し、従業員の生活を守る。
中小企業の経営者の皆様は、常に多くの責任を抱え、多忙な毎日を送られていると思います。
多くの経営者様とお話しする中で、こうした「時間」と「人手」に関するお悩みを非常によく耳にします。
実は、そのお悩みを解決する強力なツールがあります。
それが、今大きな注目を集めている「生成AI」です。
「いやいや、AIなんて、うちは中小企業だから関係ないよ！」と思われるかもしれません。
しかし、それは大きな誤解です。むしろ、限られたリソースで戦わなければならない中小企業にこそ必要です。
限られた人的リソースしかないからこそ、生成AIは絶大な効果を発揮するのです。
OpenAI社のChatGPTやgoogleのgemini、生成AIがあふれていますが活用できていますか？？
この記事では、ITが苦手な経営者様にもご理解いただけるよう、税理士という実務的な視点から、中小企業が生成AIをどのように活用し、バックオフィス業務を効率化して、経営に集中する時間を生み出すことができるのかを、具体的な事例を交えて解説していきます。
なぜ今、中小企業にこそ生成AIが必要なのか？
「生成AI」と聞くと、何か特別な知識が必要で、導入コストも高い、難しいものだと感じてしまうかもしれません。しかし、現在の生成AIは非常に身近な存在になっています。
一般的な生成AIなら、月々数千円、あるいは無料で始められます。
当然のことながら、専門知識がなくても、チャットで会話するように直感的に使えます。
では、なぜそれが中小企業にとって強力な武器になるのでしょうか。理由は大きく3つあります。
- 圧倒的な業務効率化による「人手不足」の解消
- コストパフォーマンスの高さ
- コア業務への集中による「生産性」の向上
生成AIは、まるで「超優秀な新人アシスタント」を雇う感覚
生成AIを導入するメリットを、たとえ話でご説明しましょう。
皆さんの会社に、月々わずかなコストで、24時間365日、文句ひとつ言わずに働き続ける、超優秀な新人アシスタントが入社したと想像してみてください。
このアシスタントは、以下のような仕事を瞬時にこなしてくれます。
- 取引先への丁寧なメールの文面作成
- 会議の議事録作成と要約
- ブログやSNS投稿の原稿案作成
- 新しいサービスのキャッチコピーのアイデア出し
従来、社長自身や従業員の方が数時間かけて行っていた作業を、彼（彼女）はわずか数分で完了させてしまいます。
これにより、社長や従業員は、こうした単純作業から解放されるわけです。こうすることで、より付加価値の高い、本来やるべき仕事に集中できるようになるのです。これが、生成AIがもたらす業務効率化のイメージです。
人手不足に悩む中小企業にとって、生成AIは、新たな人材を一人雇うことに匹敵します。場合によってはそれ以上のインパクトをもたらす可能性を秘めているのです。
当事務所でも、日常的に生成AIを活用しています。
以下は、当事務所で活用している一例です。
- 税制改正に関する情報を収集・要約してもらう。
- お客様への説明資料の構成案を作成してもらう。
お客様と向き合う時間をより多く確保できるようになりました。
だからこそ、自信を持って顧問先の経営者の皆様にもお勧めできるのです。
【具体例】あなたの会社でも明日から使える！生成AI活用業務リスト
では、具体的にどのような業務に生成AIを使えるのでしょうか。
ここでは、中小企業のバックオフィス業務を中心に、明日からでも試せる具体的な活用例をリストアップしました。
① 経理・総務・人事の定型業務
バックオフィス業務は、定型的でありながら正確性が求められる作業の宝庫です。生成AIは、こうした業務と非常に相性が良いと言えます。
- メール・チャット文面の作成
- 活用例： 支払い遅延のお詫びと催促、見積もり送付の案内、アポイント調整など、様々なビジネスシーンに応じたメール文面を瞬時に作成できます。「丁寧な言葉遣いで」「少し強めの口調で」といったニュアンスの調整も可能です。
- 各種書類のドラフト（下書き）作成
- 活用例： 業務委託契約書、秘密保持契約書（NDA）、請求書、社内稟議書などの雛形を作成させることができます。「〇〇についての業務委託契約書のドラフトを作成して」と指示するだけで、基本的な条項が網羅された下書きが完成します。
- 注意点： 契約書などの法的な文書は、必ず専門家（弁護士など）のレビューを受けるようにしてください。あくまで「下書き」として活用するのがポイントです。
- 議事録の作成・要約
- 活用例： Web会議の録画データから文字起こしツールでテキスト化し、そのテキストを生成AIに読み込ませて、「この会議の要点と決定事項を箇条書きでまとめて」と指示するだけで、精度の高い議事録が完成します。議事録作成の時間を9割以上削減できるケースも珍しくありません。
- 採用活動のサポート
- 活用例： 「経理経験者向けの求人票を作成して。求める人物像は〇〇で、当社の魅力は△△です」のように指示すれば、魅力的な求人票の文案を作成してくれます。また、応募者への一次連絡や面接日程の調整メールなども自動生成できます。
② マーケティング・営業活動の効率化
マーケティング活動にまで手が回らないという悩みも、生成AIが解決してくれます。
- ブログ記事・SNS投稿の作成
- 活用例： 「工務店がターゲットのブログ記事で、テーマは『資金繰り改善の3つのポイント』。親しみやすい口調で書いて」と指示すれば、構成案から本文まで一気に作成してくれます。これを元に自社の事例などを追記すれば、質の高いコンテンツを効率的に発信できます。
- 広告文・キャッチコピーの作成
- 活用例： 新商品の魅力を伝え、「30代女性向けのキャッチコピーを10個考えて」「この商品のリスティング広告の見出しと説明文を5パターン作成して」といった指示で、自分では思いつかないような切り口の広告文を多数得ることができます。
- プレスリリースの作成
- 活用例： 新サービス開始の情報をまとめ、「メディア関係者の興味を引くようなプレスリリースの構成案と文章を作成して」と依頼すれば、プロが書いたような構成のドラフトを作成してくれます。
③ 経営企画・アイデア出しの壁打ち相手
社長の仕事は「決断すること」ですが、その過程では多くの情報収集や思考が必要です。生成AIは、優秀な相談相手にもなってくれます。
- 新規事業のアイデア出し
- 活用例： 「当社の強みは〇〇で、現在の顧客層は△△です。この強みを活かして参入できる新しい市場はないか、アイデアを5つ提案して」といった形で、事業のヒントを得ることができます。
- 経営課題の「壁打ち」
- 活用例： 「売上が伸び悩んでいる。原因として考えられることをリストアップし、それぞれの対策案を教えてほしい」のように、一人で抱え込んでいる経営課題を相談することで、思考を整理し、客観的な視点を得ることができます。
- 簡単な市場調査・分析
- 活用例： 「日本の〇〇市場の今後の動向について、公開情報からまとめて」と指示すれば、インターネット上の情報を要約し、レポートを作成してくれます。情報収集の時間を大幅に短縮できます。
生成AI導入を成功させる3つのポイントと得られる真の効果
ここまで具体的な活用例を見てきました。
しかし、生成AIをいざ導入するとなると、いくつか押さえておくべきポイントがあります。また、それらを乗り越えた先に、どのような素晴らしい未来が待っているのか、その効果についてもお話しします。
導入成功の3つのポイント
- スモールスタートで始める
- 最初から全社的に導入しようと意気込む必要はありません。まずは社長自身が、無料のAIチャットツール（ChatGPTやGeminiなど）を使って、メール作成やアイデア出しなど、個人的な業務で試してみるのがお勧めです。「これは使える！」という手応えを感じたら、次に一部の従業員に展開するなど、少しずつ範囲を広げていきましょう。
- 完璧を求めすぎないこと
- 生成AIの回答は、時々間違った情報を含んでいたり、不自然な表現があったりします。これを「ハルシネーション（幻覚）」と呼びます。AIの出力を鵜呑みにせず、必ず最後は人間が内容を確認し、修正するという意識が重要です。AIはあくまで「優秀なアシスタント」であり、最終的な責任者は「人間」である、という関係性を忘れないでください。
- 「指示の出し方（プロンプト）」を工夫する
- 生成AIから良い回答を引き出すには、良い質問・良い指示（プロンプト）をすることが不可欠です。これは、新人の部下に仕事を教えるのと同じです。
- 悪い例： 「ブログ記事を書いて」
- 良い例： 「あなたはプロのWebライターです。以下の条件でブログ記事を作成してください。#ターゲット：中小企業の経営者 #テーマ：資金繰り改善の3つのポイント #口調：専門用語を使わず、親しみやすく…」
- このように、AIに役割を与え、背景や目的、条件を具体的に伝えることで、アウトプットの質は劇的に向上します。
- 生成AIから良い回答を引き出すには、良い質問・良い指示（プロンプト）をすることが不可欠です。これは、新人の部下に仕事を教えるのと同じです。
生成AIがもたらす「真の効果」は？
生成AIを活用した業務効率化によって得られるものは、単なる「時間の節約」だけではありません。
- 時間的・精神的コストの削減：
これまで月に数時間から数十時間、雑務に費やしていた時間がなくなります。
面倒な作業から解放されることで精神的なストレスも軽減されます。 - コア業務への集中：
単にすばやく作業ができるようになり時間を削減できるだけではありません。
生み出された時間を使って、社長は資金繰りの改善策を練ったり、新規事業の計画を立てたり、従業員とのコミュニケーションを深めたりと、本来やるべき「未来を創る仕事」に集中できます。 - 従業員満足度の向上：
従業員さんにも大きなプラスの効果があります。
単純作業から解放されることで、より創造的でやりがいのある仕事に取り組む時間が増え、モチベーションや会社への満足度が向上します。
顧問先に皆様から、活用についての相談をかなりうけるようになってきました
つまり、生成AIの活用は、単なる業務効率化ツールにとどまらず、会社全体の生産性を向上させ、従業員の満足度を高め、最終的には会社の利益向上と持続的な成長に繋がる、極めて重要な「経営戦略」の一つなのです。
まとめ：未来への第一歩を踏み出しましょう
今回は、中小企業経営者の皆様に向けて、生成AIの具体的な活用方法について、税理士の視点から解説しました。
- 生成AIは、人手不足に悩む中小企業にとってこそ、強力な味方となる。
- メール作成、議事録作成、ブログ記事作成など、明日から使える業務は数多くある。
- 重要なのは、スモールスタートで始め、完璧を求めず、AIを「優秀なアシスタント」として使いこなすこと。
生成AIという新しいテクノロジーは、あなたの会社の「時間」と「人手」という最も貴重なリソースを生み出すための、強力な起爆剤となり得ます。
最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、まずは無料のツールで、この記事で紹介したような簡単な作業を試すところから始めてみてください。その小さな一歩が、会社の未来を大きく変えるきっかけになるかもしれません。
当事務所では、単なる税務会計のサポートに留まらず、こうした最新のテクノロジーを活用した業務効率化や経営改善のご相談にも積極的に対応しております。
「生成AIを導入して生まれた時間で、次はどんな手を打つべきか？」 「自社の経理業務に、もっと効果的にAIを活用する方法はないか？」
そうしたご相談まで含めて、経営者の皆様の最も身近なパートナーとして伴走いたします。初回のご相談は無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。
AI導入支援サービス「レンタル生成AIお助け隊」も是非ご活用ください。
